Daniel Udrescu: ANAF și suspiciunea fiscală calculată de AI pe Coduri CAEN

Ai primit în Spațiul Privat Virtual o „Notificare de conformare emisă de organul de inspecție fiscală”. Poate este prima dată când vezi un asemenea document. Îl deschizi și găsești diferențe de TVA, observații despre profitul firmei și un termen de 30 de zile pentru verificare și eventuale corecții. Prima întrebare este dacă ai greșit ceva. A doua, dacă trebuie să plătești sumele înscrise. Îți suni contabilul și cauți explicații, fiindcă documentul arată serios, dar nu îți spune suficient de clar ce s-a întâmplat.

Pentru un administrator care își declară veniturile și își plătește taxele, o asemenea notificare poate părea constatarea unor nereguli. Când apar sume mari, atenția se mută imediat de la activitatea firmei la întrebarea dacă există o datorie necunoscută. Contabilitatea începe verificările, administratorul cere lămuriri, iar termenul de răspuns curge înainte ca toată lumea să înțeleagă ce anume trebuie explicat.

Primul lucru care trebuie înțeles este că notificarea de conformare nu este o decizie de impunere. Sumele prezentate ca riscuri nu devin, numai prin înscrierea în acest document, obligații de plată. ANAF comunică anumite rezultate ale analizei sale și oferă contribuabilului posibilitatea să își verifice situația înaintea unei eventuale inspecții fiscale.

Documentul nu trebuie ignorat. Se verifică data comunicării, perioada analizată și natura fiecărui risc. Termenul de 30 de zile curge de la comunicare. Dacă analiza confirmă o eroare, aceasta trebuie corectată prin procedura aplicabilă. Dacă diferența este justificată, răspunsul trebuie să explice cauza și să indice documentele relevante. O sumă nu trebuie plătită și o declarație nu trebuie modificată numai pentru că sistemul administrației a semnalat o neconcordanță.

De aici începe rolul expertului, să separe îngrijorarea produsă de document de semnificația lui fiscală. Ce a observat ANAF? Ce valori a comparat? Diferența provine dintr-o eroare, din regulile de raportare sau dintr-o situație pentru care administrația nu are toate explicațiile? Răspunsul trebuie căutat în operațiunile firmei și în tratamentul fiscal aplicabil.

Digitalizarea ANAF ar trebui să reducă timpul consumat pentru verificări și raportări. În practică, firma poate ajunge să plătească de două ori pentru aceeași informație, mai întâi pentru a o transmite statului, apoi pentru a explica diferențele pe care statul le calculează fără să arate cum. Contribuabilului i se cere o analiză pe documente, dar i se comunică rezultate agregate, pe care nu le poate reconstitui din notificare.

Procedura există din 2023, după introducerea sa în Codul de procedură fiscală prin OUG nr. 188/2022 și aprobarea formularului prin Ordinul ANAF nr. 420/2023. Scopul este util, clarificarea riscurilor înaintea unei eventuale inspecții. Pentru ca mecanismul să funcționeze, contribuabilul trebuie însă să primească suficiente informații. Cele 30 de zile nu ar trebui consumate pentru a descoperi singur raționamentul administrației.

Într-o notificare privind anul 2024 sunt invocate o marjă a profitului net inferioară mediei pe cod CAEN și neconcordanțe între deconturile D300 și declarațiile informative D394. Sunt comunicate sume exacte, fără prezentarea completă a formulelor și a documentelor care le compun. Aplicația informatică este menționată, dar rezultatul ei nu este explicat suficient pentru a putea fi verificat de destinatar.

Problema de metodologie începe chiar de la comparația profitabilității. Codul CAEN clasifică activitatea unei întreprinderi, dar nu descrie integral afacerea. Două firme cu același cod pot avea clienți, piețe și structuri de cost foarte diferite.

Una lucrează cu personal propriu, alta subcontractează majoritatea lucrărilor. Una deține spațiile și echipamentele, alta plătește chirii și dobânzi. O societate poate suporta costurile dezvoltării înainte ca investiția să producă veniturile așteptate. Alta poate accepta temporar o marjă mică pentru a păstra un client sau pentru a utiliza o capacitate care altfel ar rămâne nefolosită. Aceste împrejurări influențează profitul fără să dovedească o încălcare fiscală.

Nici media sectorială nu se explică singură. Contează ce firme au fost incluse, cât sunt de mari, dacă sunt luate în calcul societățile cu pierderi și cum sunt tratate rezultatele excepționale. Trebuie precizat dacă media este simplă sau ponderată. Câteva întreprinderi foarte profitabile pot ridica reperul unui întreg grup, plasând sub acesta firme care și-au declarat corect activitatea.

O marjă redusă poate justifica o întrebare. Pentru a susține un risc fiscal concret, analiza trebuie să ajungă la venituri omise, cheltuieli tratate necorespunzător sau alte operațiuni verificabile. Distanța față de medie nu înlocuiește această verificare. Întreprinzătorul își asumă riscul comercial, inclusiv posibilitatea de a câștiga mai puțin decât concurenții săi.

În notificarea analizată se afirmă că marja profitului net este sub media pe cod CAEN „cu suma de 171.692 lei”. Formularea nu permite reconstituirea calculului. Marja este un raport, exprimat de regulă procentual. Dacă suma reprezintă diferența dintre profitul realizat și un profit estimat prin aplicarea marjei sectoriale, trebuie arătate procentul, baza și formula. Precizia până la leu poate impresiona cititorul, dar nu compensează lipsa explicației.

Trebuie separată și o noțiune contabilă esențială. Profitul net din bilanț nu este rezultatul fiscal asupra căruia se calculează impozitul pe profit. Cheltuielile nedeductibile, veniturile neimpozabile și celelalte ajustări legale pot conduce la o bază fiscală diferită de rezultatul contabil. O firmă poate avea profit contabil redus și un rezultat fiscal mai mare. Pentru verificarea impozitului trebuie urmărite calculul rezultatului fiscal, declarația D101 și registrul de evidență fiscală.

La TVA, întrebarea administratorului este mai directă. Dacă ANAF arată o diferență între D300 și D394, înseamnă că firma a dedus prea mult? Nu neapărat. Cele două formulare nu au același conținut și nu trebuie să producă automat totaluri egale.

D300 este decontul prin care se determină situația TVA a contribuabilului. D394 este o declarație informativă privind anumite operațiuni cu locul livrării sau prestării în România. Reconcilierea lor presupune separarea operațiunilor comune de cele care au un traseu declarativ diferit și verificarea momentului în care taxa poate fi dedusă.

Achizițiile intracomunitare de bunuri care îndeplinesc condițiile legale se declară în D390 și se reflectă în D300. În decont se aplică, de regulă, taxarea inversă, cu evidențierea taxei colectate și a taxei deductibile, deducerea fiind supusă condițiilor legale. Aceste achiziții declarabile în D390 nu se includ în D394.

Același principiu trebuie urmărit pentru serviciile intracomunitare supuse regulii generale B2B, pentru care locul prestării este la beneficiarul din România și sunt îndeplinite condițiile de raportare în D390. Ele pot avea efect în D300 fără să fie incluse în D394. Nu orice factură primită din Uniunea Europeană urmează însă acest traseu. Natura serviciului și regula privind locul prestării trebuie stabilite înainte de alegerea formularului.

Importurile de bunuri din afara Uniunii Europene au un circuit distinct. Operațiunea se urmărește prin documentele vamale, iar TVA se reflectă în D300 potrivit regimului aplicabil și condițiilor de deducere. Importul nu se declară în D390 și nici în D394. Dacă analiza compară un total din D300 care include importuri cu achizițiile interne din D394, valorile nu pot fi considerate direct echivalente.

În schimb, serviciile cumpărate din afara Uniunii Europene nu trebuie confundate cu importurile de bunuri. Anumite servicii de consultanță, marketing sau licențe, pentru care locul prestării este în România și beneficiarul datorează TVA, se reflectă în D300 și se declară în secțiunea F din D394. Nu intră în D390. Așadar, nici explicația că toate facturile externe sunt excluse din D394 nu ar fi corectă.

Contează și statutul furnizorului. O societate străină poate realiza o operațiune internă folosind un cod românesc de TVA. Țara înscrisă pe factură nu stabilește singură tratamentul declarativ. Trebuie analizate operațiunea, codul fiscal utilizat și persoana obligată la plata taxei.

O altă cauză a diferențelor este momentul deducerii. D394 cuprinde facturile primite potrivit regulilor formularului, inclusiv cele cu TVA la încasare. Deducerea efectivă poate interveni ulterior, când sunt îndeplinite condițiile legale.

De exemplu, pentru o operațiune din 2024, o factură de 10.000 lei plus TVA de 1.900 lei, primită de la un furnizor care aplică TVA la încasare și rămasă neachitată, poate fi raportată în D394 înainte ca beneficiarul să deducă taxa. Când factura este plătită, deducerea poate interveni într-o altă perioadă. O comparație care ignoră această succesiune poate semnala diferențe în ambele luni, deși tratamentul este justificat.

Trebuie făcută și distincția dintre TVA aferentă achizițiilor și TVA efectiv dedusă. O achiziție poate fi raportabilă în D394, dar deducerea taxei poate fi limitată sau exclusă. În D300 există poziții distincte pentru aceste valori. Limitările de deducere pot explica anumite diferențe numai după identificarea rândurilor comparate. Nu pot fi invocate automat pentru orice neconcordanță.

Bonurile fiscale reprezintă o altă componentă importantă. La vânzător, operațiunile înregistrate prin aparatul de marcat se reflectă în evidența vânzărilor și în TVA colectată, iar D394 are rubrici pentru raportarea agregată a încasărilor prin aparatele de marcat. Transmiterea datelor către ANAF nu înlocuiește decontul și nu transformă fiecare bon într-o factură nominală asociată automat cumpărătorului.

La cumpărător, bonul poate susține deducerea TVA numai dacă sunt îndeplinite condițiile legale. D394 prevede distinct achizițiile pe baza bonurilor care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și au înscris codul de TVA al beneficiarului. Dacă analiza preia numai facturile individualizate pe furnizori, poate omite aceste valori.

Factura și bonul aferente aceleiași cumpărări trebuie, de asemenea, corelate. Ele nu reprezintă automat două operațiuni. În același fel, o factură de corecție trebuie legată de documentul corectat. Nici însumarea tuturor rubricilor din D394 nu este o soluție, fiindcă formularul conține informații care trebuie interpretate potrivit instrucțiunilor, fără dublarea aceleiași valori.

Regularizările și ajustările necesită o verificare separată. Ele pot reflecta documente primite ulterior, corecții sau exercitarea deducerii într-o altă perioadă. Existența unei regularizări nu dovedește singură o abatere. Trebuie identificat documentul de origine și explicat efectul său în decont.

În notificare regularizări de sute de lei sunt descrise drept „semnificative”, fără prezentarea pragului ori a raportării la volumul activității. Poate exista un criteriu intern, dar contribuabilul nu îl cunoaște. Pentru ca solicitarea să fie utilă, administrația trebuie să explice ce anume justifică verificarea.

Pot exista, desigur, și erori reale. O factură poate fi omisă, înregistrată de două ori sau încadrată greșit. TVA poate fi dedusă fără îndeplinirea condițiilor. Aceste situații trebuie corectate. Însă diferența dintre declarații nu identifică singură eroarea, formularul greșit sau existența unei obligații suplimentare. Uneori se corectează numai informația declarativă. Alteori, diferența este justificată integral.

La rândul ei, analiza administrației poate fi afectată de folosirea unor declarații înlocuite, de omiterea corecțiilor acceptate sau de compararea unor categorii neechivalente. Acestea sunt vulnerabilități de verificat, nu erori care pot fi afirmate fără documente. Data extragerii, versiunile declarațiilor și formula fiecărei diferențe trebuie să poată fi identificate.

În cazul analizat, totalul este corect aritmetic, iar aproximativ 96,4% din valoare se concentrează în februarie, martie și aprilie 2024. Aceste trei luni ar trebui verificate cu prioritate. Tabelul cuprinde însă diferențe pozitive, diferențe negative și regularizări semnalate separat. Pentru interpretare trebuie cunoscut sensul fiecărui indicator și verificat dacă aceeași operațiune este surprinsă de mai multe reguli.

Nu se poate afirma, fără această analiză, că există dublă numărare sau o eroare a administrației. Dar nici totalul nu poate fi citit automat ca prejudiciu. Trebuie separate erorile confirmate, diferențele justificate și situațiile rămase neclarificate.

Aici ar trebui să se vadă beneficiul digitalizării. Firmele au investit în programe, proceduri și personal pentru a transmite informații către stat. Obligația generală de raportare prin e-Factura în relația B2B a început la 1 ianuarie 2024. Casele de marcat conectate transmit date, declarațiile și situațiile financiare sunt depuse electronic, iar SAF-T oferă informații detaliate din evidența contabilă și fiscală pentru contribuabilii obligați la raportare.

Aceasta nu înseamnă că ANAF deține instantaneu întreaga contabilitate a fiecărei firme. Nici accesul legal la informații bancare nu înseamnă preluarea automată, zilnică, a tuturor extraselor și operațiunilor. Sursele au perioade, excepții și grade diferite de detaliere. Prima cerință metodologică este stabilirea datelor disponibile pentru anul și contribuabilul verificat.

Recomandarea principală este reconcilierea internă înaintea emiterii notificării. ANAF trebuie să utilizeze ultimele declarații valabile, să separe operațiunile necomparabile și să urmărească documentele care compun diferența rămasă. Informația transmisă deja administrației trebuie valorificată înainte de a fi cerută din nou firmei.

Notificarea ar trebui să conțină o anexă de calcul. Aceasta trebuie să prezinte pozițiile comparate, valorile de pornire, componentele eliminate justificat și suma rămasă neexplicată. Când factura este identificabilă, contribuabilul trebuie să primească numărul, perioada și motivul neconcordanței. Astfel, poate răspunde unei întrebări precise.

Corelarea trebuie să urmărească și plățile, în măsura în care informațiile disponibile permit acest lucru. O plată poate stinge mai multe facturi, iar o factură poate fi achitată în mai multe tranșe. Dacă pentru verificarea deducerii lipsește dovada unei plăți, administrația poate solicita exact acel document. Nu este necesară refacerea întregii reconcilieri anuale pentru o problemă delimitabilă la câteva operațiuni.

Pentru comparația profitabilității trebuie prezentate criteriile de selecție a firmelor și metoda de calcul a reperului. Analiza ar trebui să țină seama de dimensiune, activitatea efectivă și împrejurările economice relevante care rezultă din datele disponibile. Media poate genera o întrebare, dar verificarea trebuie să ajungă la cauza rezultatului și la efectul fiscal concret.

Responsabilitatea rămâne la persoanele care întocmesc, avizează și aprobă notificarea. Cel care validează documentul trebuie să poată explica suma și relevanța ei. Referirea la un program informatic nu poate înlocui această asumare profesională.

Răspunsul contribuabilului trebuie să producă un rezultat clar. Dacă documentele justifică diferența, riscul trebuie închis și explicația păstrată pentru analizele viitoare. Dacă răspunsul este insuficient, administrația trebuie să precizeze ce lipsește. Aceeași operațiune nu ar trebui notificată repetat din cauza circulației defectuoase a informației între aplicații și structuri.

Digitalizarea schimbă și instrumentele de care are nevoie contribuabilul pentru a-și explica activitatea. Pe măsură ce administrația automatizează verificările, firma și contabilul vor folosi tot mai mult AI pentru a corela declarațiile cu evidența contabilă, a identifica documentele care generează diferențe și a pregăti răspunsurile. Dorința de a economisi timp și de a evita munca repetitivă ne împinge în această direcție.

Cu datele necesare, un instrument asistat de AI poate ajuta la reconstruirea legăturii dintre factură, înregistrarea contabilă și declarație. Poate grupa operațiunile, urmări diferențele de perioadă și evidenția documentele care necesită verificare. Rezultatul trebuie controlat prin calcule reproductibile și documente, iar explicația fiscală trebuie verificată și asumată de contabil sau de expert.

Punctul de plecare îl constituie jurnalele de cumpărări și vânzări, registrul-jurnal, balanțele lunare și fișele conturilor de TVA, alături de declarațiile efectiv depuse și recipisele lor. Facturile, bonurile, documentele vamale și plățile sunt folosite pentru clarificarea diferențelor care nu se explică din evidențele inițiale. Pentru profitabilitate sunt necesare și calculul rezultatului fiscal, D101 și registrul de evidență fiscală.

Scopul acestei analize este o reconciliere care arată, pentru fiecare perioadă, ce valoare apare în declarație, ce documente o compun, de ce există diferența și dacă este necesară o corecție. Explicația nu trebuie să depindă de încrederea într-un răspuns formulat de AI. Ea trebuie să poată fi refăcută din date și verificată până la document.

Treptat, relația fiscală poate include un dialog digital între sistemele administrației și instrumentele contribuabilului. ANAF ar comunica diferențele într-un format structurat, cu perioadele, pozițiile comparate și documentele identificate. Instrumentul firmei ar putea urmări aceleași operațiuni și pregăti răspunsul în același format, împreună cu dovezile justificative. Expertul și inspectorul ar verifica situațiile care cer judecată profesională.

Un asemenea schimb ar reduce copierea datelor între tabele și adrese, ar permite urmărirea fiecărei explicații și ar păstra rezultatul clarificării pentru verificările viitoare. Timpul câștigat ar putea fi folosit pentru analiza operațiunilor importante, în locul refacerii acelorași comparații.

Există însă o consecință pe care contribuabilul o va simți în propriul buget. După ce a plătit programele și raportările cerute de stat, poate ajunge să plătească și instrumentele cu care descifrează solicitările statului. Accesul la o explicație fiscală inteligibilă nu trebuie să depindă de cumpărarea unui sistem sofisticat de analiză. Obligația administrației de a formula clar solicitarea rămâne aceeași.

Statul nu poate transfera contribuabilului costul descifrării propriilor calcule. Dacă o notificare este produsă în câteva minute, dar obligă firma la zile de muncă pentru a înțelege cum a fost calculată diferența, costul verificării a fost mutat în sarcina acesteia. Digitalizarea trebuie să reducă efortul total, inclusiv timpul și banii consumați de contribuabil.

De aceea, ANAF ar trebui să măsoare și câte alerte sunt infirmate, câte privesc numai erori declarative, câte confirmă obligații suplimentare și cât durează clarificarea. Numărul notificărilor și valoarea diferențelor semnalate nu demonstrează singure eficiența. Contează dacă sistemul identifică bine problema și câtă muncă inutilă elimină.

Pentru administratorul care a deschis notificarea în SPV, răspunsul trebuie să rămână clar. Documentul cere verificare, nu dovedește singur o datorie. Erorile reale trebuie corectate, diferențele justificate trebuie explicate, iar calculele neclare trebuie detaliate de administrație.

Conformarea fiscală înseamnă aplicarea legii la operațiunile realizate, nu modificarea contabilității pentru a atinge media sectorului sau pentru a face două totaluri să coincidă artificial. Contribuabilul trebuie să poată susține ceea ce declară. ANAF trebuie să poată explica ceea ce îi cere să verifice.

Firma a suportat costul transmiterii datelor. Beneficiul digitalizării trebuie să se vadă în întrebări mai precise, clarificări mai rapide și mai puține verificări repetate. Eficiența administrației trebuie evaluată și prin timpul pe care îl economisește contribuabilului.